Assemblea in Teleconferenza

Tra le varie misure dettate dal Governo per far fronte all’emergenza sanitaria Covid 19 l’art. 106 del D.L. 17 marzo 2020 n. 18 (“Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società”) prevede espressamente

“1.  In deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478-bis, del codice civile o alle diverse disposizioni statutarie, l'assemblea ordinaria è convocata entro centottanta giorni dalla chiusura dell'esercizio.

2. Con l'avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l'assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.
3. Le società a responsabilità limitata possono, inoltre, consentire, anche in deroga a quanto previsto dall'articolo 2479, quarto comma, del codice civile e alle diverse disposizioni statutarie, che l'espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.”.

Le disposizioni dei commi 2 e 3 rispondono alla duplice preoccupazione di evitare assembramenti di persone tipiche dei momenti assembleari, limitando, al tempo stesso lo spostamento delle persone. La norma tuttavia intende favorire, nel limite del possibile, l’espetamento degli adempimenti propri della società, come ad esempio l’approvazione del bilancio (nei termini del comma 1) posto che il comma 7 dello stesso articolo dispone “7.  Le disposizioni del presente articolo si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all'insorgenza della epidemia da COVID-19.”.

Il provvedimento è in linea con le disposizioni dei DPCM che si sono succeduti nel tempo, 1 marzo, 8 marzo, 11 marzo, 22 marzo 2020 i quali hanno ribadito in più punti la necessità di “virtualizzare” tutto quanto possibile talora parlando di “lavoro agile” (smart working) talora parlando, specificamente in materia di riunioni di “collegamenti da remoto”.

L’esigenza della precisazione del legislatore era stata di poco anticipata dalla Commissione Massime istituita presso il Consiglio Notarile di Milano  con la Massima n. 187 dell’ 11 marzo 2020 “ L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – ove consentito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., o comunque ammesso dalla vigente disciplina – può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona (sempre che tale incarico non venga affidato al segretario verbalizzante o al notaio).

Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse pertanto non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.”.

Le ragioni delle due precisazioni, quella normativa del Governo e quella dei notai milanesi, dipende dalla usuale conformazione delle clausole statutarie e pertanto sembra opportuno fare un passo indietro.

L’Assemblea in Teleconferenza prima del Covid 19

La possibilità di governare una assemblea in audiovideo conferenza è fattispecie materia ormai ammessa pacificamente da diversi anni.

Si riporta qui la massima milanese in materia:

“I. Assemblee in videoconferenza (16 gennaio 2001)

È lecita la clausola statutaria che prevede la possibilità che l'assemblea ordinaria e straordinaria di una società di capitali si svolga con intervenuti dislocati in più luoghi, contigui o distanti, audio/video collegati, a condizione che siano rispettati il metodo collegiale e i principi di buona fede e di parità di trattamento dei soci. In particolare, è necessario che:

- sia consentito al presidente dell'assemblea, anche a mezzo del proprio ufficio di presidenza, di accertare l'identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare lo svolgimento dell'adunanza, constatare e proclamare i risultati della votazione;

- sia consentito al soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi assembleari oggetto di verbalizzazione;

- sia consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione simultanea sugli argomenti all'ordine del giorno;

- vengano indicati nell'avviso di convocazione (salvo che si tratti di assemblea totalitaria) i luoghi audio/video collegati a cura della società, nei quali gli intervenuti potranno affluire, dovendosi ritenere svolta la riunione nel luogo ove saranno presenti il presidente e il soggetto verbalizzante.”

Le clausole statutarie nella prassi ripercorrevano i passaggi della massima citata.

E’ probabile che nel 2001,epoca della massima, la realtà tecnologica fosse un po’ diversa dall’attuale e fosse naturale pensare, per le società più grandi, a due sedi della società video - collegate tra loro piuttosto che ad una molteplicità di collegamenti audiovideo pressochè singoli mentre per le società di minori dimensioni, il videocollegamento assembleare fosse più che altro utile per consentire la partecipazione ai membri del Collegio Sindacale senza imporre loro di uscire dai propri studi, ovvero per consentire il collegamento a qualche socio molto distante. Meno sentita era l’esigenza che il notaio non fosse insieme al Presidente. La contemporanea presenza di entrambi, per la verità, nelle massime e negli statuti vigenti veniva un po’ dato per scontato (“dovendosi ritenere svolta la riunione nel luogo ove saranno presenti il presidente e il soggetto verbalizzante.”): risolveva il problema del “luogo” dell’assemblea e risolveva il più pratico problema del verbale dell’assemblea e della sua sottoscrizione.

Venendo incontro ad altre esigenze pratiche Il Comitato Interregionale dei Consigli Notarili delle Tre Venezie, con la massima n. H.B. 39, pubblicata a settembre 2017, ha previsto “Nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale. Ove i mezzi di telecomunicazione siano previsti dall’avviso di convocazione, la società dovrà rispettare il principio di parità di trattamento dei soci. Spetta al presidente dell’assemblea verificare il pieno rispetto del metodo collegiale, secondo principi di correttezza e di buona fede e, ove il collegamento sia predisposto dalla società, il rispetto della parità di trattamento dei soci. Resta salva la possibilità per lo statuto di disciplinare diversamente la materia, anche in deroga alle regole della collegialità, e fermo il diritto del socio di intervenire fisicamente in assemblea. E’ sempre possibile, con il consenso unanime dei soci, derogare alla regola statutaria.”.

La massima Triveneto inverte il rapporto regola - eccezione tra Assemblea “fisica” e Assemblea “Virtuale”, spostando il tutto sul piano delle modalità di svolgimento (rispettose di alcuni indispensabili paletti) e della convocazione e rispettando al contempo il diritto del socio di partecipare “fisicamente”. Quindi, in definitiva, visto che in assenza di ogni previsione chi convoca l’Assemblea decide le modaltà, lo Statuto potrebbe porre dei limiti a questa discrezionalità.

Lo spunto di riflessione offerto dalla Massima del Triveneto ci indica la ragione per cui la previsione Normativa del DL 18/2020 sia fortemente opportuna.

Posto che da un punto di vista normativo nessun ostacolo si poneva all’Assemblea in Videoconferenza, qualche ostacolo si poteva individuare nelle norme statutarie. Nessuna limitazione (come ben ribadisce il Triveneto) può ravvisarsi negli statuti che non prevedevano nulla, ma l‘ostacolo poteva essere negli statuti che vietavano del tutto la Videoconferenza o che prevedevano la (consueta) “limitazione” data dalla previsione della simultanea presenza del Presidente con il Notaio.

LA VIDEOCONFERENZA OGGI

Quello che oggi dice la norma è che l’Assemblea può svolgersi in teleconferenza, fino al termine del comma 7 dell’art. 106, quali che siano le previsioni statutarie.

Non è una previsione obbligatoria, l’assemblea potrà svolgersi anche “fisicamente” nonostante il Covid 19, là dove siano rispettati i dettati dei DPCM e delle Ordinanze Regionali in materia di mobilità delle persone e di scurezza ed igiene dell’ambiente. Pensiamo ad una Assemblea straordinaria di una SRL unipersonale in cui saranno presenti solo Notaio e Unico Socio /Amministratore Unico.

L’Assembla potrà svolgersi anche solo in teleconferenza. Quindi il “diritto” alla partecipazione fisica del socio ipotizzata dalla Massima Triveneto può dirsi sospesa almeno fino al termine del comma 7 dell’art. 106. Una volta tornati alla “normalità” bisognerà interrogarsi sulla meritevolezza di tutela del socio che manifesti l’esigenza di partecipare “fisicamente” se questo non è previsto dallo statuto.

Anche se lo statuto prevede la presenza del notaio e del Presidente dell’Assemblea simultaneamente nello stesso luogo, oggi questo requisito può non essere osservato. Tornerà a dover essere osservato allo spirare del termine del comma 7 citato.

Potrebbe chiaramente essere opportuno riflettere sulle esigenze concrete della società per adeguare lo statuto e gestire al meglio una Assemblea in teleconferenza anche una volta superata l’emergenza sanitaria.

La domanda che potrebbe porsi è la seguente: chi sottoscrive il verbale ?

In proposito occorre dire che nessuna innovazione è necessaria quando si ha la presenza del notaio. Seppur la formulazione dell’art. 2375 cc. non sia particolarmente chiara quando  asserisce che le assemblee “… devono constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal notaio” è opinione ormai comune che la disposizione sia da leggere nel senso che il Segretario (non notaio) debba firmare con il Presidente mentre il verbale notarile possa essere sottoscritto solo dal notaio.  La conseguenza è che la firma (del tutto usuale) del Presidente accanto al notaio è più una scelta stilustica di pura opportunità da parte del notaio non imposta da alcuna norma di legge.

All’assemblea in teleconferenza potranno essere abbinate forme di voto elettronico o voto per corrispondenza. Anche questa non è una previsione tassativa ma una opportunità dettata dalle circostanze.

Da un punto di vista pratico l’assemblea per teleconferenza dovrà essere ben organizzata a partire dalla relativa convocazione, preoccupandosi del fatto che fare a meno della presenza fisica è possibile, ma occorrono alcune accortezze per assicurare il rispetto della collegialità e dell’informativa pre e durante l’Assemblea.

La Collegialità intesa in senso ampio significa offrire una serie di garanzie al socio partecipante all’assemblea. Al di fuori dell’emergenza sanitaria, qualora il socio intenda partecipare fisicamente all’assemblea, a lui sarà comunicato il luogo e l’ora, gli sarà garantito l’accesso alla documentazione informativa necessaria o imposta dalla legge, gli sarà garantita la possibilità di intervento (secondo le modalità definite dal Presidente), di voto e di “interscambio” documentale.

Queste esigenze fisiche dovranno trovare la loro naturale collocazione all’interno della teleconferenza: il luogo fisico sarà sostituito, a seconda della tecnologia prescelta, o dal luogo fisico telecollegato (ipotesi storica) o dal “luogo virtuale” del collegamento. Il sistema prescelto dovrà poi garantire intervento e interscambio in tempo reale.

Dal punto di vista del verbalizzante e del Presidente, sarà necessario che il sistema prescelto  sia adeguato a garantire l’identificazione dei partecipanti con certezza, il che potrà essere attuato con diversi sistemi non aprioristicamente identificabili. Ad esempio in una società dalla ristrettissima compagine azionaria sarà sufficiente la presenza di fronte allo schermo del proprio computer, mentre in società dalla più ampia compagine azionaria potrebbero essere attuati sistemi più articolati.

Anche per l’esercizio del diritto di voto il sistema prescelto e la consistenza della base azionaria detteranno le regola. Nessuna regola impone che la sistema di videoconferenza siano abbinate delle forme di voto elettronico. Questo aspetto potrà essere ritenuto superfluo con compagini azionarie minime. All’aumentare del numero dei soci potrà essere abbinato il voto elettronico con sistemi ad hoc forniti e controllati dalla società ovvero mediante forme più elementari come l’espressione per posta elettronica o PEC.

IN ESTREMA SINTESI

per le società, siano esse srl o spa dalla ristretta compagine azionaria, al di là di ogni previsione statutaria è possibile tenere assemblee ordinarie o straordinarie anche solo in teleconferenza. Grande attenzione dovrà essere posta alle modalità di convocazione. Oggi le piattaforme informatiche offrono sistemi di teleconferenza agili ed accessibili che consentono di gestire pluralità di singoli collegamenti che possono interscambiare  documentazione in tempo reale. Molti di questi sistemi necessitano la titolarità del software al solo “organizzatore” mentre gli “invitati” alla teleconferenza si collegano in maniera agile senza necessità di particolari strutture, nella maggior parte dei casi anche per il tramite di uno smartphone ormai in dotazione ai più.

Il notaio potrà trovarsi insieme al Presidente o in Luogo diverso al momento assembleare. Sarà preferibile in questo momento, in ossequio alla normativa d’emergenza, la presenza in luogo diverso. Al termine del lavoro assembleare il verbale potrà essere sottoscritto anche dal solo notaio.

Si ricorda che stante il disposto dell’art. 2375 terzo comma “Il verbale deve essere redatto senza ritardo, nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito e pubblicazione”, la legge non impone la contestualità dell’assemblea e della sua Verbalizzazione. Il notaio potrà assistere all’assemblea interamente in teleconferenza e redigere il verbale in un secondo momento. Deciderà quindi se sottoscriverlo da solo o richiedere la sottoscrizione del Presidente.